Datenschutz für Mietinteressenten und Mieter

Datenschutzhinweise der PORTUS Immobilienverwaltung GmbH
in Bezug auf die Datenverarbeitung von Mietinteressenten und Mietern

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Auf unserer Homepage www.portus-immobilien.de sowie sonstigen Portalen, die wir nutzen, finden Sie konkrete Angebote zu unseren Mietwohnungen bzw. neuen Mietwohnanlagen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten und/oder nutzen (im Folgenden zusammengefasst als „Verarbeitung“), wenn Sie sich für eine unserer Wohnungen interessieren.


Im ersten Abschnitt (A.) dieser Informationen finden Sie allgemeine Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten über unsere Mietinteressentenbögen im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, ist im zweiten Abschnitt (B.) spezifiziert. Schließlich erhalten Sie im dritten Abschnitt (C.) Hinweise über Ihr bestehendes Widerspruchsrecht.

A. Allgemeine Informationen


1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Portus Immobilienverwaltung GmbH
Caffamacherreihe 7
20355 Hamburg
Tel: +49 (40) 609 005 00
E-Mail: info@portus-immobilien.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse mit dem Zusatz "An den Datenschutzbeauftragten" oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@portus-immobilien.de.

2. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich, und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.


Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie im dritten Abschnitt (C.) dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.


Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit a. DSGVO), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wenden Sie sich dafür bitte an die in unter I. genannte Kontaktadresse. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.


Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811   
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de


3. Woher stammen die Daten, die wir von Ihnen verarbeiten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage (per Mietinteressentenbogen, per E-Mail etc.) übermitteln. Wir generieren eigenständig personenbezogene Daten, indem wir jedem Mieter eine Mietvertragsnummer zuweisen.


Darüber hinaus verarbeiten wir Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von folgenden Dritten erhalten:


• Immobilien Scout GmbH, Andreasstr. 10, 10243 Berlin (www.immobilienscout24.de)


B. Welche Daten werden im Einzelnen verarbeitet?

1. Mietinteressentenbogen 1 (vor Besichtigungstermin/ Informationsveranstaltung)
Über unseren Mietinteressentenbogen 1 verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:

 

ZweckVerarbeitete Daten bzw. Kategorie von DatenRechtsgrundlage(n)
Auswahl von Mietinteressenten, die zu einem Besichtigungstermin/einer Informationsveranstaltung eingeladen werden, sowie Zusendung von Informationen zu weiteren Mietobjekten, die Ihren Wunschkriterien entsprechen  Geschlecht, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Besitz eines Wohnberechtigungsscheins, gewünschte Größe der Wohnung, maximale Miete, Datum der frühesten Anmietung, Sonderwünsche (Geschoss, Kfz-Stellplatz, Sonstiges) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Aufgrund des Mietbewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Besitz eines Wohnberechtigungsscheins, gewünschte Größe der Wohnung, maximale Miete, Datum der frühesten Anmietung, Sonderwünsche (Geschoss, Kfz-Stellplatz, Sonstiges) Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

 

2. Mietinteressentenbogen 2 (nach Besichtigungstermin/ Informationsveranstaltung)
Über unseren Mietinteressentenbogen 2 verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:

 

ZweckVerarbeitete Daten bzw. Kategorie von DatenRechtsgrundlage(n)

Selektion von Mietinteressenten, die in die engere Wahl kommen, sowie Zusendung von Informationen zu weiteren Mietobjekten, die Ihren Wunschkriterien entsprechen    

 

Mietinteressent und ggf. zweiter Vertragspartner:
Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Arbeitgeber, monatlich verfügbares Einkommen, laufendes Privatinsolvenzverfahren, Art des Wohnberechtigungsscheins sowie Anzahl der darauf vermerkten Personen, gewünschte Größe, maximale Miete, Datum der frühesten Anmietung, Sonderwünsche (Geschoss, Kfz-Stellplatz, Sonstiges)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Aufgrund des Mietbewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche

 

Mietinteressent und ggf. zweiter Vertragspartner:
Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Arbeitgeber, monatlich verfügbares Einkommen, laufendes Privatinsolvenzverfahren, Art des Wohnberechtigungsscheins sowie Anzahl der darauf vermerkten Personen, gewünschte Größe, maximale Miete, Datum der frühesten Anmietung, Sonderwünsche (Geschoss, Kfz-Stellplatz, Sonstiges)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO


3. Abschluss des Mietvertrags

Sofern zwischen Ihnen und uns ein Mietvertrag zustande kommt, verarbeiten wir über Ihre Angaben in den Mietinteressentenbögen 1 (siehe unter B. I.) und 2 (siehe unter B. II.) hinaus zusätzlich die folgenden personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu folgenden Zwecken:

ZweckVerarbeitete Daten bzw. Kategorie von DatenRechtsgrundlage(n)

Vorbereitung und Durchführung des Mietvertrags (SEPA-Mandat, Rückzahlungen aus Guthaben etc.)

 

Bank- und Kontodaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Bonitätsprüfung des Mietinteressenten, um das Risiko von Mietzinsausfällen minimal zu halten. Hier sind auch kleinere Beträge unter der Bagatellgrenze von 1.500 € wichtig, weil es um die regelmäßige Zahlungsmoral geht. Monatsmieten liegen meist deutlich unter 1.500 €, und mit zwei offenen Monatsmieten besteht bereits die Rechtfertigung einer fristlosen Kündigung

 

Schufa Auskunft betreffend die folgenden Datenkategorien

•Informationen aus öffentlichen Schuldner- und Insolvenzverzeichnissen

•Sonstige Daten über negatives Zahlungsverhalten, bei denen die dem jeweiligen Eintrag zugrundeliegende Forderung noch offen ist oder - sofern sie sich zwischenzeitlich erledigt hat – die Erledigung nicht länger als ein Jahr zurückliegt

Gehaltsnachweis in Form von Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate


Vorlage des Wohnberechtigungsscheins im Original zur Weitergabe an die zuständigen Behörden

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
     

 

4. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gespeichert soweit und solange dies für die von uns verfolgten Verarbeitungszwecke erforderlich ist.


Sofern zwischen Ihnen und uns ein Mietvertrag zustande kommt, speichern wir Ihre Daten bis zur Beendigung des Mietvertragsverhältnisses. Soweit über diesen Zeitpunkt hinaus gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen bestehen, die eine weitere Speicherung Ihrer Daten vorsehen, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben.


Sollte zwischen Ihnen und uns kein Mietvertrag über das Objekt, für das Sie Interesse bekundet haben, zustande kommen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, bis das konkrete Mietobjekt anderweitig vermietet ist. Dies bedeutet, dass wir Sie als Interessent während des gesamten Zeitraums von der Anzeige bis zur Vermietung der Wohnung in unserem Verfahren (ggf. auch im Nachrückverfahren) berücksichtigen.


Aufgrund des Mietbewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von sechs Monaten ab Vermietung des Objekts, für das Sie konkret Interesse bekundet haben.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt werden
Die personenbezogenen Daten können an die nachfolgend genannten Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:


1. Auftragsverarbeiter 

Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Dazu gehören die folgenden Unternehmen bzw. Dienstleister in den folgenden Kategorien:


- Dienstleister in den Bereichen IT, Kommunikation
- Dienstleister im Bereich der Immobilienverwaltung
- Dienstleister im Bereich Facility Management
- Dienstleister im Bereich Instandhaltung / Instandsetzung
- Dienstleister im Bereich Versicherungen

 

2. Verantwortliche

Wir geben personenbezogene Daten bei Vorliegen rechtlicher und/oder gesetzlicher Pflichten an Versorgungsanbieter (z.B. die Vattenfall Europe Sales GmbH, Überseering 12, 22297 Hamburg; Hamburg Wasser, Billhorner Deich 2, 20539 Hamburg) weiter, die als Verantwortliche die Daten verarbeiten.

Wir geben personenbezogene Daten bei Vorliegen rechtlicher und/oder gesetzlicher Pflichten an Behörden (z.B. Wohnungsämter und Fachstellen für Wohnungsnotfälle der Bezirke, Jobcenter etc.) weiter, die als Verantwortliche die Daten verarbeiten.

Wir geben personenbezogene Daten bei Vorliegen rechtlicher und/oder gesetzlicher Pflichten an Finanzierer (z.B. die IFB Investitions- und Förderbank Hamburg, Besenbinderhof 31, 20097 Hamburg) weiter, die als Verantwortliche die Daten verarbeiten.

Wir geben personenbezogene Daten bei Vorliegen rechtlicher und/oder gesetzlicher Notwendigkeiten im Bedarfsfall an Anwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer o.Ä. weiter, die als Verantwortliche die Daten verarbeiten.

 

3. Drittländer

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

 

6. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling.

 

C. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.


Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.


Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, auch dagegen jederzeit Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.


Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich, und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.