Datenschutz für Bewerber

Datenschutzhinweise DER PORTUS IMMOBILIENVERWLTUNG GmbH IN BEZUG AUF BEWERBUNGEN
– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,


nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit Ihrer uns (Email Bewerbung@portus-immobilien.de, postalisch oder über externe Dienstleister (z.B. die StepStone Deutschland GmbH) übermittelten Bewerbung. Im ersten Abschnitt dieser Informationen finden Sie allgemeine Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, ist im zweiten Abschnitt – Besondere Informationen spezifiziert. Schließlich erhalten Sie im dritten Abschnitt Hinweise über Ihr bestehendes Widerspruchsrecht.

I. Allgemeine Informationen
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Portus Immobilienverwaltung GmbH
Caffamacherreihe 7
20355 Hamburg
Tel: +49 (40) 609 005 10
E-Mail: buero@portus-immobilien.de

    Unsere/n Datenschutzbeauftragte/n erreichen Sie unter der o.g. Postadresse mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@portus-immobilien.de

2. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen aus Ihren postalisch oder per E-Mail oder über externe Dienstleister (z.B. die StepStone Deutschland GmbH) übermittelten Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse).
Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei der Benutzung des Online-Portals und dem Besuch der Webseite verarbeitet.
Weitere Einzelheiten zu den konkret verarbeiteten Datenkategorien sowie den entsprechenden Quellen finden Sie im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 1).


3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den Hinweisen im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 2) entnehmen.


4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der Portus Immobilienverwaltung GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten.
Einzelheiten zu den von uns eingesetzten Auftragsverarbeitern sowie den konkreten Empfängern, die personenbezogene Daten erhalten, sind im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 3) enthalten.


5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage werden die Daten anonymisiert. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.


6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.


7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübungen der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.


Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.


Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 279 – 11811   
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.

II. Besondere Informationen
In diesem Abschnitt - Besondere Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsprozesses informieren. Die nachfolgend dargestellten Verarbeitungstätigkeiten betreffen stets den Bewerber.


1. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?
Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt – Allgemeine Informationen (dort Ziffer 2) verarbeiten wir im Rahmen Ihrer Bewerbung die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Kategorien personenbezogener Daten:


a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten
Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen erhalten: 

• Stammdaten:
- Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse
- Falls vom Bewerber im Lebenslauf angegeben: u.a. Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. -name,Staatsangehörigkeit, Familienstand

• Daten, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind

• Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz).

• Daten über die Schulausbildung im Einzelnen (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Ausbildungsplatz): Beginn und Ende der Schulausbildung; Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses (ohne Kopfnoten), Noten des letzten Zeugnisses in den Fächern Mathematik, Deutsch, Englisch, BWL, Rechnungswesen.

• Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung)

• Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, Ehrenamtliches Engagement

• Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen (Diese Daten können sich aus Ihrem Anschreiben/Lebenslauf/beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben).

• Passbild

• Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf oder in Zeugnissen

• Benutzt der Bewerber den internen Zugang der Portus Immobilienverwaltung GmbH zum Bewerbungsportal, wird gespeichert, dass es sich um einen internen Bewerber handelt.

• Nutzungsdaten:
- Folgende Daten werden bei allen Besuchern der Website verarbeitet, auch denjenigen, die den Bewerbungsprozess nicht abschließen: IP Adresse, die aufgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs

- Daten, die zusätzlich bei einem abgeschlossenen Bewerbungsvorgang über unsere Online-Bewerberplattform anfallen: Session-ID, Nutzername/Passwort

• Kommunikationsdaten: Daten über den Kommunikationsinhalt und sonstige Daten, die im Rahmen der

• Kommunikation (z.B. bei telefonischen Rückfragen unsererseits, bei Verwendung des Kontaktformulars) mit Ihnen anfallen.

• Datenschutzrechtliche Erklärungen:
- Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten
-Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten
-Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.]

b) Daten, die wir von Dritten erhalten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir über externe Dienstleister (z.B. die StepStone Deutschland GmbH) erhalten.


2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt – Allgemeine Informationen (dort Ziffer 3) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:

Zweck / berechtigtes InteresseVerarbeitete Daten bzw. Kategorie von DatenRechtsgrundlage(n)
Nutzung der Website zur Bewerbung / Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit der betroffenen Person Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Passbild, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Bewerbungsnummer, Anderweitige Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z.B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.) Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Anderweitige Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Registrierung auf der Website E-Mail-Adresse, Nutzername/Passwort Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Verifizierung (z.B. Abgleich mit Daten i.R.d. Zugriffs auf das Benutzerkonto) E-Mail-Adresse, Nutzername/Passwort Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

 

 

Zweck / berechtigtes InteresseVerarbeitete Daten bzw. Kategorie von DatenRechtsgrundlage(n)

Erkennung und Abwehr von Cyber-Angriffen (z.B. Distributed Denial of Service oder Hacker-Angriffe): Der Betreiber der Plattform benötigt die verarbeiteten Daten um eine stabile und sichere Benutzung der Plattform zu gewährleisten. Durch Cyber-Angriffe kann u.a. der Betrieb der Website gefährdet werden. Zudem soll der Zugriff Unbefugter auf die Daten der Plattformbenutzer verhindert werden.

 

IP-Adresse, Nutzername/Passwort, aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Auf Grund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG-Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüche.

 

Stammdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Einwilligungsmanagement (Verwaltung von datenschutz- und lauterkeitsrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen)

 

Stammdaten, Datenschutzrechtliche Erklärungen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)

 

Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO


3. Wer bekommt meine Daten?


a) Auftragsverarbeiter
Das Onlinebewerbungsportal wird von [einem] externen Dienstleister[n] als Auftragsverarbeiter betrieben. Die personenbezogenen Daten werden von dem Betreiber als Auftragsverarbeiter erhoben.

b) Verantwortliche
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die diese dann in eigener Verantwortung verarbeiten.

4. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Unserer Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

5. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

III. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.


Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.


Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.